Come fare la riconciliazione bancaria? Metodi ed esempi

La riconciliazione bancaria è l’attività che permette di verificare la corrispondenza tra i conti bancari e i dati riportati in contabilità. Si tratta di un’operazione che, teoricamente, potremmo definire come semplice ed immediata ma che per aziende, imprese e organizzazioni strutturate può diventare parecchio complicata.

È per questo che sempre più realtà decidono di adottare un apposito software, capace di velocizzare le attività di controllo e, soprattutto, di automatizzare tutti i processi di rendicontazione.

Riconciliazione bancaria: meglio affidarla al software

Sicuramente, come vedremo in questo approfondimento, la riconciliazione bancaria può essere ancora eseguita come in passato. Tale operazione consisteva nel controllare riga su riga, la corrispondenza tra quanto riportato in contabilità e quanto, invece, risulti dagli estratti conto.

Tuttavia si tratta di una modalità obsoleta e rischiosa, perché soggetta alla possibilità di commettere errori. Oltretutto effettuare questi controlli manualmente richiede tantissimo tempo che, invece, potrebbe essere investito in altre attività, più strategiche per il business.

Ciò nonostante, oggi, spiegheremo per filo e per segno come si esegue una riconciliazione bancaria manuale, dopo aver riepilogato brevemente in cosa consiste. Per chi volesse approfondire l’argomento prima di passare agli aspetti più pratici di cui parleremo oggi, invece, consigliamo di andare a dare uno sguardo al nostro approfondimento dedicato all’ABC della riconciliazione bancaria.

Cos’è la riconciliazione bancaria in breve

La riconciliazione bancaria è un’importante attività che consente di verificare la corrispondenza tra i movimenti bancari e la contabilità di un’azienda o organizzazione. Questo processo implica la comparazione dei registri bancari con le registrazioni contabili, per accertare che tutti i movimenti siano presenti in entrambi.

È un’attività molto importante perché permette di tenere sotto controllo i flussi di cassa, identificare eventuali discrepanze e, soprattutto, di correggerle tempestivamente. In genere dovrebbe essere effettuata con la stessa frequenza con cui si redigono le scritture contabili, in modo tale da garantire che la contabilità sia sempre impeccabile e, quindi, allineata con tutti i movimenti bancari.

Inoltre la riconciliazione bancaria permette di confrontare i movimenti registrati sull’estratto conto con quelli già annotati in contabilità dal momento che viaggiano su due ambiti paralleli, con modalità di registrazione e tempi diversi tra loro.

In particolare le tempistiche con cui gli estratti conto bancari si aggiornano sono diverse rispetto a quelle della contabilità aziendale. Di conseguenza grazie alla riconciliazione bancaria è possibile fare ordine tra i due flussi di informazioni e verificare che i movimenti presenti negli estratti conto bancari siano stati correttamente registrati in contabilità e viceversa.

Gli step per effettuare la riconciliazione bancaria in modo tradizionale

Ci sono due modi principali per effettuare questa attività in modo tradizionale:

•  manualmente, confrontando uno per uno i movimenti presenti nell’estratto conto con quelli registrati nella prima nota;
•  utilizzando un file Excel, dove inserire i dati di entrambi i flussi di informazioni per poterli confrontare facilmente.

La riconciliazione bancaria manuale

Per eseguire in modo manuale questa attività occorre stampare una copia dell’estratto conto di un periodo ben preciso, cioè mensile o trimestrale e una copia delle attività contabili registrate nella prima nota.

La prima nota è una tabella in cui sono riportate le spese e le entrate dell’azienda o dell’organizzazione, ordinate secondo il principio di cassa.

Di solito questo documento include la data dell’operazione, la descrizione sintetica della ragione per cui è entrata o uscita una determinata somma, l’importo in accredito o in addebito, l’indicazione del conto corrente su cui è avvenuto il movimento e, infine, il saldo progressivo.

Una volta procurati questi due documenti del medesimo periodo di analisi basterà procedere riga per riga, spuntando i movimenti che risultano sia sulla prima nota che sull’estratto conto della banca. Se non ci sono errori la riconciliazione bancaria avrà esito positivo mentre, in caso contrario, bisognerà sistemare la prima nota o contattare la banca ed effettuare la correzione.

La riconciliazione bancaria tramite foglio Excel

Il procedimento per eseguire la riconciliazione bancaria tramite foglio di calcolo è molto simile a quello precedente. L’unica differenza risiede nello strumento di controllo utilizzato che, stavolta, dovrà essere impostato attraverso una formattazione ad hoc. Ci riferiamo a tutti i dati della prima nota, nonché quelli riportati nell’estratto conto che hanno due formulazioni differenti, con sensibili variazioni tra le varie banche.

Nell’estratto conto bancario, infatti, gli accrediti sono solitamente indicati come “Avere” e contrassegnati dal segno “+” mentre i debiti saranno riportati nella colonna “Dare” e assegnati al segno “-“.

Differentemente la contabilità aziendale prevede che gli accrediti siano inseriti come “Dare” e con segno “+” mentre gli addebiti figurano come “Avere” e con segno “-“.

Per procedere bisognerà riportare, riga per riga, i movimenti segnati dalla contabilità in corrispondenza di quelli registrati sull’estratto conto e verificare che siano tutti presenti e riportati correttamente.

Ecco perché faresti meglio ad usare un software

Arrivati a questo punto apparirà piuttosto ovvio il motivo per cui procedere in modo tradizionale, spuntando movimento su movimento e controllando i dati riportati su prima nota ed estratto conto, sia motlo laborioso.

Cashflow è un software di analisi dei flussi di cassa che nasce proprio per ovviare a questo tipo di problematiche, semplificando le operazioni di controllo e automatizzandole in tempi rapidissimi, senza errori, ritardi o omissioni.

Il software, infatti, è in grado di collegare gli estratti conto, riconoscendo riga per riga, tutti i movimenti registrati. L’operazione è rapidissima e richiede una prima autenticazione attraverso la banca da collegare.

In una manciata di secondi, tramite un processo guidato, sarà possibile visionare tutti i movimenti previsionali associati ai pagamenti corrispondenti che sono riportati sull’estratto conto.

In pratica sarà possibile eseguire la riconciliazione bancaria in pochissimi click, in modo automatizzato e perfettamente integrato con l’analisi del flusso di cassa in tempo reale. Una vera svolta per aziende, imprese ed organizzazioni!