Fatturazione elettronica: come funziona e come gestirla al meglio 

Hai deciso di intraprendere un’attività imprenditoriale? Ti chiedi come funziona la fatturazione elettronica e quale sia il modo migliore per gestirla ed evitare problemi con il fisco?
In questa guida puoi trovare delle indicazioni su come emettere e conservare le fatture digitali.

Cos’è la fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica è un sistema di emissione, di conservazione e trasmissione digitale delle fatture.
Serve ad eliminare le versioni cartacee, risparmiare sui costi di stampa, spedizione ed archiviazione, oltre che a combattere l’evasione fiscale.

Obiettivo della digitalizzazione è di dematerializzare i documenti contabili, la cui gestione può avvenire tramite software in cloud, che consentono di visualizzarli e scaricarli in qualsiasi momento.

E’ stata introdotta dalla Legge di Bilancio 2018 per regolare le relazioni commerciali tra soggetti passivi Iva privati e verso i consumatori finali. 

A partire dal 1 gennaio 2019 è diventata obbligatoria per tutte le attività imprenditoriali, commerciali all’ingrosso e al dettaglio, artigiani titolari di partita Iva, oltre che per gli studi professionali che non operano nel regime forfettario. La legge del 2018 e le direttive europee dettano i principi a cui deve attenersi la fatturazione elettronica.
Ecco i 4 principi:

1. Immodificabilità
2. Integrità
3. Autenticità
4. Leggibilità

Nel rispetto di tali capisaldi, l’emissione delle fatture deve avvenire esclusivamente nel formato XML (Extensible Markup Language).
La compilazione è tramite software di fatturazione o gestionali avanzati, con tanto di firma digitale e consegnate attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) al destinatario. 

Prima di questo passaggio, il documento è sottoposto al controllo dello SDI dell’Agenzia delle Entrate.
Quest’ultima verifica l’esattezza dei dati o almeno la presenza di quelli obbligatori ai fini fiscali. Le fatture elettroniche emesse e ricevute come quelle cartacee devono essere conservate per 10 anni, il sistema consente di archiviarle ed evitare che vengano distrutte e perdute e ne agevola la ricerca.

Abbiamo già parlato in un precedente articolo di come le fatture devono essere contabilizzate nello specifico, ma non abbiamo approfondito come funziona la fatturazione elettronica.

Come funziona la fatturazione elettronica

Il ruolo principale nel sistema della fatturazione elettronica è costituito dalla piattaforma informatica del Sistema di Interscambio (SDI).
Questa, infatti, regola i rapporti tra mittente, Agenzia delle Entrate e destinatario, consentendo l’invio telematico dei documenti in formato xml.
Il mittente, utilizzando un software specializzato, deve compilare la fattura e firmarla digitalmente per attestarne l’autenticità e l’integrità del contenuto.

Infine, entro 5 giorni, dovrà trasmetterla al Sistema di Interscambio, che provvederà a:

• ricevere il documento digitale;
• controllarlo per verificare la veridicità del contenuto;
• trasmetterlo al destinatario;
• conservarlo in cloud.

Codice univoco

Per gestire la fatturazione elettronica serve un codice destinatario univoco e la Pec, da inserire nel momento della compilazione del documento. 

Il primo può essere richiesto direttamente sul sito dell’Agenzia delle Entrate o viene fornito dall’erogatore del software usato per le e-fatture.

Il codice, composto da una sequenza alfanumerica di sette cifre, deve essere indicato nelle fatture e aiuta lo SDI a individuare il destinatario.
Inoltre, puoi spedire il documento fiscale tramite Pec.

 

Cosa utilizzare per la fatturazione elettronica

 

È importante notare che per la fatturazione elettronica è possibile utilizzare sia dei programmi messi a disposizione dall’agenzia territoriale gratuitamente, sia privati e compatibili con lo SDI.
Per quanto riguarda i primi è possibile scegliere tra:

• la piattaforma “Fatture e Corrispettivi”: un’area del sito dell’Agenzia, destinata a imprese e professionisti titolari di partita Iva.
  Questa è accessibile tramite l’inserimento di credenziali rilasciate dall’ente o legate all’identità digitale (SPID, CIE o CNS). Una volta entrato nel profilo personale, puoi gestire le fatture, generandole, inviandole ai destinatari e conservarle, trasmettere i dati di quelle emesse e ricevute all’Agenzia delle Entrate, archiviare e inviare i dati dei corrispettivi; 
• l’app Fatturae da scaricare su tablet e smartphone: un software innovativo con diverse funzionalità, tra cui quella di predisporre i documenti contabili scegliendo il layout, salvarli per poi inviarli successivamente o condividerli tramite altre applicazioni e inviarli allo SDI. L’app consente anche di accedere all’area Fatture e Corrispettivi e di consultare le fatture emesse o ricevute; 
• programmi per la fatturazione elettronica: si tratta di software da installare sul computer o in cloud da utilizzare per la compilazione delle fatture, per poi inviarle allo SDI.

Software per gestire la fatturazione elettronica

 

Come accennato nel precedente paragrafo, oltre ai sistemi dell’Agenzia delle Entrate, sul mercato si trovano anche software avanzati a pagamento realizzati da società informatiche specializzate in campo contabile. 

Questi sono dotati di varie funzionalità e aiutano a gestire in maniera ottimale non solo le fatture elettroniche, ma anche altri tipi di documenti, come Cashflow per la corretta gestione dei flussi di cassa.

Inoltre, mettono a disposizione uno spazio di archiviazione maggiore rispetto ai software gratuiti, contribuendo ad evitare la perdita di documenti e soprattutto di poter procedere a verifiche in maniera più agevole e veloce. 

Un altro vantaggio è che sono progettati per offrire all’utente la possibilità di avere sotto controllo ogni aspetto legato alla fatturazione, comprese le notifiche e le comunicazioni da parte del Sistema di Interscambio o dell’Agenzia delle Entrate.

In molti casi, come in quello di Cashflow, c’è la possibilità di fare una prova gratuita di 30 giorni. Tanto vale provare!!!