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Gestione documentale: che cos’è, vantaggi e soluzioni

 

La gestione documentale viene anche definita Document Management System. Con questo termine si intende l’insieme di soluzioni software che permettono alle imprese di organizzare e gestire i documenti e i flussi di dati utili per la propria attività. 

Attraverso tali software di gestione documentale è possibile velocizzare e ottimizzare i flussi di lavoro.
Questo aspetto porta un notevole incremento della produttività aziendale.

 

Come funziona

Ad oggi sono sempre di più le soluzioni offerte dal mercato in ambito di software di gestione documentale.
Un’impresa, dunque, prima di scegliere quale software di gestione documentale utilizzare, è importante che analizzi accuratamente le proprie necessità di business, così da essere sicura di aver effettuato la scelta migliore per le proprie esigenze.

Possiamo distinguere due tipologie di software di gestione documentale.

  1. Le soluzioni basic sono dotate delle funzionalità di base per l’archiviazione e la ricerca dei documenti
  2. Le soluzioni avanzate sono dotate anche di conservazione digitale o sostitutiva

Soprattutto nell’ultimo periodo, sono sempre più numerosi i software di questo tipo che sfruttano la tecnologia cloud. Oltre a questi, esistono anche molti soluzioni on-premise, ovvero quei sistemi di gestione documentali che vengono installati direttamente sui dispositivi dell’utente, e soluzioni ibride.

 

I vantaggi

Sono molteplici i vantaggi derivanti dall’impiego di software di gestione documentale a livello aziendale.

Molte aziende offrono servizi di gestione della documentazione aziendale ponendo particolare attenzione alla trasformazione digitale con soluzioni scalabili, quindi capaci di adattarsi a imprese di varie dimensioni.
Inoltre, questi software sono capaci di dialogare e interagire con altri già impiegati in azienda, consentendo di accedere alle informazioni e ai dati necessari attraverso qualsiasi dispositivo (tablet, smartphone e desktop).

Se si considera che lo smart working sarà sempre più comune nei prossimi anni, dotarsi di una soluzione di gestione documentale è quindi sempre più importante.

Ma quali sono i vantaggi della gestione documentale?
Vediamo i principali:

  • riduzione degli spazi di archiviazione;
  • riservatezza delle informazioni;
  • reperibilità delle informazioni da qualsiasi dispositivo connesso ad Internet, in qualsiasi momento;
  • riduzione dei costi di gestione;
  • riduzione dell’impiego di carta stampata (nel rispetto dell’ambiente);
  • maggiore snellimento nei processi interni.

 

Documenti aziendali

In generale, la Document Management System o Gestione documentale, supporta le imprese nell’accentramento dei dati, delle informazioni e dei documenti.
Amministra ogni fase dalla loro creazione fino all’archiviazione e conservazione a norma.

La gestione documentale risulta fondamentale per la condivisione e ricerca più immediata dei documenti, per ottimizzare le modalità d’interazione di comunicazione. In questo modo è possibile rendere più fluido e facilitare il passaggio delle informazioni, costituendo un vero e proprio valore aggiunto per l’azienda.

Oltre ai vantaggi appena citati, bisogna anche considerare che un software di gestione documentale consente a qualsiasi utente di accedere ai documenti, servendosi di qualsiasi dispositivo.

Ciò significa che manuali, istruzioni procedurali, moduli da presentare ai fornitori e ai clienti e contratti saranno a portata di click e immediatamente disponibili, in qualsiasi momento e in qualunque luogo.

Nell’ipotesi in cui l’azienda si serva di soluzioni di firma digitale e firma grafometrica da remoto, si otterranno vantaggi anche in merito allo snellimento dei processi di approvazione di questi documenti. I costi della carta si annullano come tutti quei passaggi di persona che rallentano l’iter, senza permettere la finalizzazione della vendita.

 

L’importanza dei software di gestione documentale

 

Come si è potuto constatare, un Document Management System è uno strumento chiave nella determinazione del livello di digitalizzazione dell’impresa.

Tale documentazione ci permette anche di vedere falle gestionali e organizzative da colmare e quale sia il reale andamento del business.

Lo scopo principale del sistema di gestione documentale consiste nella gestione complessiva dei flussi di un’impresa.

E’ bene considerare che i flussi documentali, insieme alla loro gestione, costituiscono solamente una parte dei sistemi gestionali aziendali.
Inoltre, è necessario che questi interagiscano fra loro al fine di indirizzare l’azienda verso un cambiamento vero e di qualità.

Grazie a questi particolari meccanismi e alla comunicazione tra i team aziendali e tra i software, è possibile rendere automatici i workflow, così da renderli trasparenti ed efficienti.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

20 Settembre 2021

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