Incassi e pagamenti aziendali: come gestirli?

L’insieme degli incassi e dei pagamenti aziendali è definito come flusso di cassa, un valore importante al fine di determinare lo stato di salute di un’impresa. Questo valore, noto anche come cash flow, racchiude i movimenti in entrata e in uscita e deve essere costantemente monitorato.

 

Incassi e pagamenti dunque, sono le principali voci del flusso di cassa di un’organizzazione e per questo devono essere rendicontati correttamente. In altre parole la gestione dei pagamenti aziendali, al netto degli incassi, permetterà all’azienda di dotarsi di un piano d’azione dinamico.

In pratica il cash flow è l’unico strumento utile a monitorare, sia in tempo reale che nel breve-medio termine, quali sono i margini, i profitti, gli eventuali scoperti e, ovviamente, la fattibilità di nuovi investimenti. 

Di conseguenza l’analisi dei flussi di cassa consentirà di determinare la salute dell’azienda, di anticipare eventuali crisi di liquidità e di mettere in atto soluzioni tempestive. 

 

Cos’è il flusso di cassa e perché è così importante per incassi e pagamenti?

Si tratta di un valore complesso ma fondamentale: proprio per questo, oggi, l’analisi del flusso di cassa viene affidata ad appositi software (come Cashflow). Questi ultimi sono capaci di fornire panoramiche, in tempo reale o meno, in base a tutte le spese per le quali l’azienda si è impegnata ed ai flussi di denaro in entrata.

Grazie al flusso di cassa è possibile capire la fattibilità di nuovi investimenti e la loro sostenibilità nel lungo periodo, ma non solo. Grazie al monitoraggio di incassi e pagamenti aziendali è possibile scongiurare crisi di liquidità, intervenendo prima che il debito diventi insostenibile.

Per poter gestire con efficienza i flussi di cassa, tuttavia, è necessario disporre di uno strumento di calcolo capace di automatizzare la rendicontazione di entrate e uscite.  Come vedremo qui di seguito, si tratta di un’operazione complessa ed articolata.

 

Flusso di cassa: tutti i valori da considerare

In generale il flusso di cassa si distingue in finanziario, operativo e non operativo. Il primo rappresenta la capacità dell’azienda di auto-finanziarsi, cioè la generazione di guadagni tali da garantire la continuità del business. Il cash flow operativo e quello non operativo, invece, sono due valori che, sommati tra loro, generano il cosiddetto CFTE (Cash Flow To Equity), meglio noto come cash flow totale.

 

Flusso di cassa operativo e non operativo: le differenze

In particolare:

 Flusso di cassa operativo (Free Cash Flow): ammontare di cassa generato dalla gestione del business ed indica se sia sufficiente o meno per mantenere o incrementare l’attività.

Si tratta di uno dei valori più importanti da considerare per comprendere lo stato di salute dell’azienda. Si riferisce alla variazione di liquidità dell’impresa rispetto ai movimenti di entrata e di uscita e in pratica, consente di valutare la disponibilità delle casse dell’azienda.

Flusso di cassa non operativo (Unlevered Free Cash Flow): flusso monetario effettivo al netto di capitale circolante, investimenti, pagamento di dividendi ecc..

Dunque il cash flow deve tener conto della distinzione tra profitti ed entrate, concetti simili ma non identici.

Nello specifico il profitto è ciò che entra in azienda al netto di tutte le spese aziendali e, dunque, rappresenta il guadagno.

Ecco spiegato il perché, quando si conduce un’analisi dei flussi di cassa, è necessario monitorare tutte le tipologie di spesa.

 

Come gestire incassi e pagamenti in modo efficiente, quindi?

Sicuramente non si tratta di un compito di facile esecuzione. Abbiamo visto come entrate e uscite siano caratterizzate da numerose variabili e, tra queste, forse, la più “spinosa” è quella che riguarda l’arco temporale.

Prendiamo ad esempio:

• Un prestito è una spesa ricorrente, che ha una durata estesa nel tempo, ma che rappresenta un’uscita mensile del medesimo importo, fino alla completa estinzione del debito.
• Le bollette, invece, sono spese periodiche che hanno importi variabili e che non hanno una scadenza temporale precisa.
• Anche le entrate hanno flussi temporali molto variabili, soprattutto per aziende complesse, con più conti correnti e numerosi canali di pagamento.

Inserire tutte queste informazioni in un piano di analisi dei flussi di cassa, quindi, può rivelarsi un’impresa titanica.

È proprio per questo che, ormai, tutte le aziende e le PMI si sono dotate di software appositi, utili per:

1.  Monitorare la situazione
2.  Calcolare il capitale operativo
3.  Verificare l’equilibrio finanziario a breve e lungo termine

Tenere d’occhio il saldo

Un altro aspetto di cui tener conto nel monitoraggio di incassi e pagamenti riguarda l’esito positivo o negativo. Nel primo caso, infatti, significa che le “attività” sono superiori alle “passività”, dunque l’azienda sarà in grado di far fronte a spese, debiti ed investimenti nel breve tempo.

Se il saldo tra attività e passività è negativo, al contrario, l’azienda non sarà in grado di pagare le spese, gli investimenti e i debiti nei mesi a venire. Quando il capitale operativo è negativo, quindi, può paventarsi l’eventualità di un fallimento e, dunque, di una crisi da sanare tempestivamente.

Individuare soluzioni rapide

Quando il cash flow è negativo bisogna agire prontamente per individuare la miglior soluzione possibile. Non c’è un modus operandi valido per tutte le organizzazioni, ma una serie di prassi consigliate.

Ecco alcuni esempi:

1. la velocizzazione del recupero di crediti
2. la posticipazione dei pagamenti in scadenza
3. l’avvio di istruttorie per la concessione di prestiti, finanziamenti e fidi bancari

In queste fasi risulterà fondamentale imparare ad individuare i rischi di impresa e calendarizzare i pagamenti nel tempo, stabilendo quando sia preferibile procedere nell’immediato e quando, invece, è meglio aspettare. 

Infine è caldamente consigliato l’accantonamento di un capitale di riserva. Una sorta di “paracadute” di cui tutte le aziende che volgono lo sguardo al futuro sono solite dotarsi per superare anche le crisi più imprevedibili e trarre insegnamento dal passato.