Conservazione sostitutiva dei documenti: che cos’è e come farla?

 

Chiunque produca documenti (privati, aziende, Pubbliche Amministrazioni), genera ogni giorno materiale che rappresenta la testimonianza delle attività svolte. Sembra scontato, è vero, ma lo Stato italiano impone regole molto precise riguardo alla conservazione sostitutiva dei documenti.

Gli ultimi anni hanno visto una sempre maggiore attenzione alle regole per la catalogazione e la conservazione della documentazione.
Nel periodo antecedente allo sviluppo e alla diffusione dei computer, le leggi in vigore basavano questa azione esclusivamente sul supporto cartaceo. 

Tuttavia, quando lo Stato ha convalidato legalmente i documenti dematerializzati o documenti nativi digitali, qualcosa è cambiato. 

Prima di procedere con l’analisi occorre sottolineare che conservazione digitale e conservazione sostitutiva rappresentano due concetti profondamente differenti. Precisiamo perché spesso tendiamo erroneamente a scambiarli.
Entrambe, infatti, non acuiscono quella che è la validità a livello legale dei documenti in esame, ma fanno riferimento esclusivamente all’archiviazione degli stessi.

Innanzitutto un documento di tipo informatico nasce dalla dematerializzazione della sua versione cartacea o come digitale (se viene redatto tramite un computer). Nel primo caso parliamo di conservazione documentale sostitutiva.
Viceversa, quando citiamo la conservazione digitale, intendiamo quella serie di processi che hanno lo scopo di conservare o archiviare un documento di tipo informatico nel caso in cui esso sia nato già in formato digitale.

 

Oggi la conservazione documentale sostitutiva non trova particolare aderenza nel panorama odierno poiché, come stabilito dalla normativa vigente, i documenti nati digitali presentano una validità perfettamente equiparabile a quelli nati su supporto cartaceo.

 

 

Conservazione sostitutiva dei documenti e normativa in materia di dematerializzazione

A livello normativo qualunque tipologia di documento è digitalizzabile.

Avendo acquistato validità anche in ambito probatorio, la versione digitale necessita di un’accurata conservazione nel rispetto delle regole stabilite. Tuttavia esistono specifici requisiti da avere, differenti da quelli predisposti per il cartaceo.

Benché stampare ogni documento richieda un ampio spazio per l’archiviazione, appare più immediato e semplice rispetto al procedimento digitale.
Infatti, è sufficiente convalidare secondo la legge la data e la firma, garantendo altresì la sussistenza del documento in formato fisico per le tempistiche richieste.

A livello digitale però le cose cambiano in base alla tipologia di formato del documento e ai parametri secondo i quali è possibile garantirne la validità legale.

Per questa ragione è stato istituito il presidio informatico del contenuto che secondo le leggi emanate in materia (Codice dell’Amministrazione Digitale), deve essere conservato in modo tale da garantirne:

• l’autenticità;
• l’affidabilità;
• l’integrità;
• la reperibilità;
• la leggibilità.

La conservazione sostitutiva digitale secondo la legge: tutti gli step

Al fine di garantire le suddette caratteristiche del documento digitale occorre procedere alla conservazione secondo 3 differenti step. 

Con il termine pacchetto, nell’ambito informatico, si fa riferimento ad una serie di dati trasmessi per mezzo di un canale determinato. Questo termine risulta essenziale con il tema della conservazione dei documenti digitali.

Quindi, le 3 fasi principali per la conservazione dei documenti digitali secondo la legge sono:

1. il versamento: i documenti che subiscono un processo di dematerializzazione o che nascono in formato digitale necessitano di un versamento, ovvero la consegna ad un responsabile incaricato della conservazione degli stessi. Il passaggio deve essere effettuato come pacchetto di versamento. A questo punto sarà il responsabile che dovrà farsi carico del pacchetto ed effettuare una verifica con l’obiettivo di comprendere se rispetti tutti i requisiti tecnici e normativi richiesti per la corretta conservazione. Se idoneo, verrà inviato al produttore un documento di attestazione di avvenuta presa in carico del pacchetto nel sistema;
2. l’archiviazione: questa fase rappresenta il momento in cui il responsabile della conservazione, adempiuti ai suoi obblighi, determina l’avvio della conservazione. Esso avrà altresì il compito di generare il pacchetto di archiviazione ed associarvi la marca temporale e le firme.
3. la distribuzione: in ultimo verrà creato un pacchetto in risposta alla suddetta richiesta. Può capitare, ad esempio, che appaia necessario procedere alla consultazione di uno specifico documento oppure alla sua esibizione in qualità di prova legale. Sarà proprio il responsabile della conservazione a procedere con la firma del pacchetto.

 

Attualmente la quasi totalità delle imprese devono affrontare il processo di conservazione digitale dei propri documenti.
Queste hanno l’obbligo di nominare una figura responsabile che si occupi della conservazione sostitutiva, un dipendente o una figura professionale di rilievo, esterna all’azienda.