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La contabilità aziendale, come gestirla ed ottimizzarla

 

La gestione della contabilità aziendale è un processo essenziale per il corretto andamento delle attività di  qualsiasi impresa.

Nello specifico, è il processo che riguarda la raccolta e registrazione degli eventi finanziari di un’azienda; rappresenta l’insieme di scritture contabili di un’impresa, in cui si tiene traccia di ogni evento finanziario ed economico verificatosi durante un determinato periodo di tempo.

Come gestire ed ottimizzare la contabilità aziendale

 

Proprio perché riveste un ruolo strategico per le sorti di qualsiasi azienda, occuparsi della gestione contabile di un’impresa è un compito piuttosto delicato. Da questo punto di vista infatti non è sufficiente avere i conti in ordine, ma è importante prevedere l’andamento delle entrate e dei flussi di cassa, tenere sotto controllo i pagamenti in scadenza e chiudere tutte le operazioni nei tempi giusti.

Come gestire e ottimizzare la contabilità della tua azienda? Scoprilo nei paragrafi seguenti.

 

Contabile aziendale: punti chiave

La contabilità di un’azienda è rivolta innanzitutto ad individuare i movimenti di denaro e i flussi finanziari in entrata e in uscita.

Uno dei primi punti di cui tener conto per gestire bene la contabilità aziendale è relativo ai costi. Molto spesso infatti alcune spese possono passare inosservate, a tal proposito, ogni transazione finanziaria deve essere regolarmente e prontamente registrata.

La contabilità finanziaria è dunque essenziale ai fini legislativi, per risalire alla reale situazione della tua impresa e per sviluppare le opportune strategie su dati veritieri.

Per una corretta contabilità è essenziale anche la tenuta dell’archivio perché tutta la documentazione giustificativa, a partire dalle ricevute e dalle fatture, deve essere facilmente reperibile, ordinata e aggiornata.

Un altro fattore importante, almeno al pari dei precedenti, è relativo alla deducibilità (o non deducibilità) dell’IVA, di frequente motivo di errore nella gestione contabile. In quest’ottica, va tenuto conto che una spesa deducibile potrebbe non esserlo se la ricevuta non è corretta.Come gestire ed ottimizzare la contabilità aziendale

Inoltre, per ottimizzare la contabilità, un altro elemento determinante è la periodicità della gestione. È importante prevedere una periodicità per tenere sotto controllo le spese e la gestione fiscale. In Italia non esiste una specifica normativa a riguardo, tuttavia, per semplificare la tenuta contabile e fiscale generalmente vengono preferiti i periodi temporali mensili, trimestrali e semestrali.

Il monitoraggio con cadenza mensile fornisce un lasso temporale minimo per garantire che la contabilità delle spese sia stata correttamente eseguita, per risalire ad eventuali sbagli e intervenire di conseguenza. Il controllo trimestrale invece consiste nel monitorare i costi ogni tre mesi, ripetendo l’operazione 4 volte l’anno. Infine, il controllo semestrale della contabilità delle spese, viene seguito soltanto 2 volte l’anno. In quest’ultimo caso però potrebbero accumularsi le irregolarità nel corso dei precedenti 6 mesi con più difficoltà a intervenire e porre rimedio.

Gestire correttamente la contabilità aziendale

Occuparsi della gestione contabile migliorando le operazioni di incassi e pagamenti comporta quindi diversi benefici per un’azienda. Da questo punto di vista, la digitalizzazione delle operazioni contabili è diventata quasi un obbligo per ottimizzarne la gestione. 

L’impiego di un software dedicato permette di abbandonare definitivamente le operazioni manuali e di:

  • sollevare finalmente i dipendenti da attività ripetitive e noiose, a fronte di risultati attendibili in tempi sensibilmente più stretti;
  • controllare i flussi di cassa in tempo reale, in modo tale da prendere decisioni più efficaci e veloci;
  • tenere dati e informazioni costantemente aggiornati sui movimenti di cassa.

Inoltre, un’ottimale gestione contabile dell’azienda facilita un positivo flusso di cassa e consente di prevedere correttamente le entrate e le uscite per avere sotto controllo in qualunque istante la liquidità.

Come gestire ed ottimizzare la contabilità aziendalePer concludere, fino a qualche decennio fa, la contabilità di un’azienda richiedeva una quantità enorme di carta e una complessa gestione, problematiche superate con l’avvento della digitalizzazione che ha comportato un’ottimizzazione dei processi sotto ogni punto di vista.

Vantaggi di usare un software per la gestione della contabilità aziendale

Il monitoraggio dei flussi di cassa è fondamentale per avere una panoramica completa della situazione finanziaria aziendale.

Utilizzare tool specifici che supportino la rendicontazione e la contabilità aziendale, come Cashflow, sono oramai diventati essenziali per ottimizzare la gestione contabile, limitando al minimo il rischio di incorrere in dimenticanze, omissioni o errori di calcolo.

Le funzioni di Cashflow sono molteplici, tra quelle principali si evidenziano:

  • Integrazione dei principali sistemi di fatturazione
  • Integrazione con più di 360 banche
  • Classificazione ed etichettatura di tutti i movimenti
  • Gestione fatture (dilazionamento, insolute, anticipo)
  • Calcolo IVA
  • Ricerca movimento o fattura
  • Riconciliazione movimenti bancari
  • Promemoria pagamenti
  • Esportazione prima nota

I vantaggi derivanti dall’utilizzo di un software per i flussi di cassa sono quindi riscontrabili in generale nell’ottimizzazione della gestione della propria impresa.

Utilizzarli, porta a un notevole miglioramento del lavoro contabile, che sarà ridotto alla semplice registrazione di dati all’interno della piattaforma, che si occuperà in seguito dei calcoli e di fornire grafici e prospetti.

Avere a disposizione in qualunque momento tutta la documentazione e le analisi in una dashboard intuitiva e semplice da usare è un netto miglioramento che ha portato alla sostituzione dei più comuni metodi di rendicontazione, oramai superati e obsoleti, in modo da garantire la massima efficienza e la riduzione di errori di calcolo in fase di analisi ed elaborazione del bilancio.

22 Febbraio 2023

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