Pagamenti con carte di credito e note spese, come semplificare la gestione dei costi aziendali
I pagamenti con carte di credito e note spese possono essere un incubo per le aziende.
Semplificare la gestione dei costi aziendali, che derivano da tale procedura, rappresenta uno degli obiettivi da raggiungere.
Scopriamo come evitare che pagamenti con carte di credito e note spese possano essere un elemento che penalizza l’impresa.
Esistono strategie per velocizzare questo aspetto gestionale.
Le note spese, un elemento che spesso danneggia l’impresa e i dipendenti
Le note spese, ancora oggi, rappresentano un elemento che deve essere necessariamente tenuto in considerazione, specialmente da parte di quei dipendenti che affrontano dei costi per conto dell’impresa durante le mansioni lavorative.
- Pranzi o cene aziendali
- Il pagamento del rifornimento del carburante per spostarsi in un’altra città
E tante altre operazioni simili che oggi vengono svolte quotidianamente da molte professioni.
Per conto dell’impresa questi costi tendono a causare non poche difficoltà alle imprese dal punto di vista contabile.
Questo non perché la somma di denaro deve essere restituita al dipendente, ma perchè tutte le diverse operazioni per la realizzazione del sistema di restituzione della somma spesa possono portare via molto tempo.
Subentra, inoltre, quella sorta di difficoltà nel riuscire a svolgere correttamente tutte le diverse operazioni. Sarà sicuramente capitato di perdere uno scontrino o una ricevuta dopo aver acquistato un bene o servizio per l’impresa.
Attenzione: esiste un alto rischio di non riuscire a farsi rimborsare quella somma di denaro, cosa che genera spesso un malcontento da parte dello stesso dipendente.
Semplificare la gestione dei costi aziendali grazie a metodi di automazione come i pagamenti con carta di credito e le note spese è diventato oggi una strategia necessaria.
Come gestire le note spese
Una delle principali soluzioni che può essere sfruttata consiste nello scattare con lo smartphone una foto allo scontrino, facilmente condivisibile con il reparto
contabile dell’azienda. In questo modo è possibile ottenere una copia autentica dello scontrino che non potrà essere modificato.
Sfruttando questo primo metodo di gestione delle note spese, quindi, si ha l’opportunità di semplificare la catalogazione delle note spese da parte del dipendente.
Questo ovviamente non mette in secondo piano il fatto che lo scontrino debba poi essere presente anche nella sua versione fisica.
Tale caratteristica deve essere resa nota ai propri dipendenti.
In questo modo il risultato può essere migliore, affinchè non nascano potenziali situazioni negative all’interno dell’impresa, oppure che si riscontrino eventuali problematiche in caso di controllo delle note spese.
Pagamenti con carta di credito – la soluzione per le aziende
Anche i pagamenti con carte di credito rappresentano un elemento che tende a essere complicato da gestire, specialmente se il dipendente utilizza mezzi propri per affrontare delle spese durante il suo orario di lavoro.
In questo caso, una soluzione gestionale che permette all’azienda di ottenere un grosso vantaggio è rappresentato dalla carta di credito aziendale.
Quest’ultima deve essere consegnata al dipendente per aiutarlo ad affrontare dei costi necessari per il regolare svolgimento delle sue mansioni.
In questo caso, infatti, ogni singolo pagamento, non solo deve essere autorizzato dalla contabilità aziendale, che in base a dei criteri specifici decide di mettere a disposizione la somma prevista dal budget aziendale, ma vi è pure l’occasione di tracciare e valutare quali sono le diverse spese svolte da parte dei dipendenti.
Il software Cashflow, che monitora i flussi di cassa aziendali gestendo in modo semplice ed efficace entrate ed uscite, grazie al suo sistema di etichette, raggruppa spese di categorie per agevolare il reparto amministrativo sulle analisi di spesa di ciascun settore.
Ecco quindi che in questo caso si ha l’occasione di tenere sotto controllo una parte dei costi che, molte volte, possono essere gonfiati da parte dei dipendenti.
La stessa piattaforma offre la possibilità di collegare il conto con carta di credito, in modo da aumentare l’integrazione di Cashflow e facilitare il monitoraggio dei pagamenti a tutela delle PMI e dei liberi professionisti.
Inoltre la gestione delle carte permette anche di rendere disponibili somme di denaro specifiche che devono essere poi gestite dai dipendenti.
In questo modo l’azienda ha l’occasione di ridurre ulteriormente i costi che devono essere sostenuti per lo svolgimento di determinate attività.
Grazie a questi rimedi, quindi, si ha l’occasione di ottenere un grande risultato: evitare che l’impresa debba sostenere delle spese eccessive.