Prima nota: di cosa si tratta? A cosa serve e come compilarla
La gestione delle finanze è un aspetto fondamentale per qualsiasi attività imprenditoriale e per qualunque azienda, che sia essa piccola e poco strutturata o grande e complessa. Per tenere sotto controllo entrate e uscite e mantenere una visione chiara della situazione economica, ci sono numerosi valori, indici e strumenti con cui un revisore contabile deve “fare i conti”.
Tra questi uno dei più interessanti e utili per favorire una corretta gestione dei flussi di cassa è quello noto come “prima nota”, un documento interno essenziale per tenere sotto controllo tutte le transazioni di un’azienda.
In questo articolo ti spieghiamo cos’è, come si compila e perché è così importante per la contabilità.
Prima nota: cos’è e perché è importante?
La prima nota è un documento contabile che riporta tutti i movimenti di entrata e uscita di denaro di un’azienda o di un’organizzazione. È importante perché rappresenta la base di ogni altra attività di contabilità, ed è uno strumento fondamentale per tenere sotto controllo la situazione finanziaria dell’azienda. La prima nota è anche utile per monitorare la gestione del denaro in tempo reale e individuare eventuali problematiche o anomalie.
Inoltre è essenziale per il controllo degli scambi commerciali con i fornitori e i clienti e, soprattutto, per rispettare le scadenze fiscali. Difatti un’accurata compilazione della prima nota garantisce che tutte le transazioni siano tracciate e documentate in modo chiaro e preciso, evitando errori o omissioni che potrebbero causare spiacevoli conseguenze.
Come si fa la prima nota?
Per compilare la prima nota è necessario disporre di alcune informazioni fondamentali, tra cui:
- la data della transazione,
- l’importo,
- la causale del movimento
- il conto interessato.
La causale del movimento deve essere descritta in modo chiaro, utilizzando termini facilmente comprensibili e coerenti con l’attività svolta dall’azienda. È importante indicare anche il conto di addebito e di accredito, in modo da consentire la corretta registrazione della transazione. In alcuni casi potrebbe essere necessario allegare alla prima nota altri documenti, come ricevute, fatture o contratti.
Per una compilazione corretta della prima nota, infine, suggeriamo di utilizzare uno schema di riferimento, per far sì che il documento assuma una forma “omogenea” e di facile comprensione per tutti i collaboratori.
Quando e come compilare la prima nota?
La prima nota deve essere compilata immediatamente dopo ogni transazione finanziaria. In questo modo evitiamo di dimenticare dettagli o informazioni importanti e assicuriamo un controllo costante ed un rendiconto preciso e accurato.
In genere la prima nota viene compilata in forma manuale, utilizzando un registro contabile appositamente predisposto. Il nostro consiglio, ovviamente, è quello di utilizzare un buon software come Cashflow, ideale per semplificare le operazioni e automatizzare i processi di rendicontazione, analisi e controllo.
I movimenti finanziari, quindi, devono essere registrati con la massima tempestività e precisione. In questo modo, si evitano errori o omissioni e si mantiene un controllo costante sulla situazione finanziaria dell’azienda.
Prima nota e libro giornale sono la stessa cosa?
No, sono due strumenti contabili differenti. Potresti confonderli tra loro perché entrambi vengono utilizzati per registrare transazioni finanziarie anche se, di fatto, presentano una serie di differenze.
La prima nota, infatti, è un registro di contabilità generale, utile a tracciare le operazioni finanziarie di un’azienda. il suo utilizzo riguarda il registro delle transazioni in contanti e di quelle bancarie. Grazie alla prima nota avremo un registro dettagliato nel quale sono riportati data, importo, descrizione dell’operazione e saldo progressivo. Quindi possiamo dire che la prima nota serva a tener traccia delle entrate e delle uscite di cassa, in modo tale da consentirci di tenere sotto controllo il cashflow.
Il libro giornale è anch’esso un registro di contabilità ma rappresenta l’insieme di tutte le operazioni aziendali. Serve per prendere nota di acquisti, vendite, pagamenti, ricevute e così via… Le transazioni sul libro giornale vengono registrate in ordine cronologico e con un numero progressivo.
La prima nota può essere registrata su carta o in formato elettronico. Il libro giornale , invece, viene tenuto su carta per essere vidimato dal commercialista o dal revisore dei conti, per poi essere utilizzato per la redazione della dichiarazione dei redditi.
Ricorda anche che, di solito, la prima nota viene utilizzata per la gestione interna dell’azienda, mentre il libro giornale è un documento legale che deve essere conservato per almeno dieci anni e che può essere richiesto dalle autorità fiscali in caso di controlli.
In conclusione, quindi, possiamo dire che la prima nota è uno strumento di lavoro quotidiano per la gestione aziendale, mentre il libro giornale è un documento ufficiale e giuridicamente vincolante.
