Riconciliazione bancaria: che cos’è e a cosa serve

La riconciliazione bancaria, come suggerisce il nome, è un importante processo di controllo finanziario finalizzato ad integrare tra loro le informazioni riportate in contabilità e quelle generate dalla banca sull’estratto conto. 

Come vedremo nelle righe che seguono si tratta di un’operazione periodica mirata a controllare che vi sia corrispondenza tra quanto è stato trascritto nella Prima Nota e ciò che, invece, risulta dagli estratti conto bancari.

Cosa si intende per “controllo finanziario”?

Quando parliamo di “controllo finanziario” ci riferiamo ad una serie di attività di analisi e monitoraggio finalizzate a:

• controllare che l’andamento dell’azienda sia conforme alla pianificazione
•  accertare che le risorse economiche siano state impiegate in modo efficiente per il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Tra le numerose attività di controllo finanziario, per l’appunto, rientra anche quella della riconciliazione bancaria perché, come vedremo, risulta di fondamentale importanza per la contabilità, nonché per correggere eventuali discrepanze e disporre di dati contabili ordinati ed ineccepibili.

Cos’è la riconciliazione bancaria?

La riconciliazione bancaria è definita come la pratica che consente di accertare la corrispondenza tra contabilità ed estratti conto bancari. È un’operazione periodica, generalmente eseguita a fine mese, grazie alla quale si agevola la contabilizzazione di entrate ed uscite e si verifica la correttezza dei flussi di cassa riportati sul libro mastro.

Precisiamo che non si tratta di un controllo obbligatorio ma vivamente consigliato perché, dopotutto, disporre di dati precisi e corretti è una condizione essenziale per gestire un’azienda efficiente e solida.

A cosa serve?

Grazie alla riconciliazione bancaria l’azienda dispone di un maggior controllo sulle risorse economiche di cui dispone e, quindi, di dati sempre aggiornati circa i movimenti bancari.

Questo costituisce un vantaggio non indifferente, soprattutto perché permette di ottimizzare i processi decisionali relativi agli investimenti e alla crescita, nonché di agire con maggior lucidità qualora dovessero verificarsi situazioni di crisi finanziaria.

Quando deve essere eseguita?

Dipende dal tipo di azienda e dalla complessità dei flussi di cassa. In genere è preferibile eseguirla con una certa cadenza, almeno su base trimestrale. Non c’è una tempistica consigliata universalmente valida, per cui tutto dipende dalla grandezza dell’azienda e dal numero di operazioni da controllare.

Come si esegue?

Abbiamo spiegato il funzionamento della riconciliazione bancaria in un altro nostro approfondimento, nel quale abbiamo chiarito come questa operazione possa essere eseguita in vari modi a seconda degli strumenti scelti.

Il nostro suggerimento è quello di automatizzarla affidandola ad un software di gestione del flusso di cassa come Cashflow. In pochi click ed in tempo reale questo strumento è in grado di rilevare eventuali discrepanze e garantire controlli rapidi, efficienti e privi di errori.

In estrema sintesi la riconciliazione bancaria si esegue verificando i dati riportati nella prima nota e quelli presenti nell’estratto conto della banca. Ogni movimento va controllato tramite la verifica della correttezza di data, importo e di tutti i valori con i quali si identifica in modo univoco un’operazione in entrata o in uscita.

Cosa succede se la riconciliazione bancaria evidenzia un errore?

Il procedimento da seguire in caso di mancata corrispondenza tra estratto conto e contabilità varia in base al tipo di errore riscontrato. In genere le discrepanze tra gli importi sono più comuni laddove vi sia una rendicontazione manuale, fisiologicamente soggetta a errori di trascrizione “umani”.

Nello specifico potrebbero esserci annotazioni duplicate o mancanti oppure virgole e numeri riportati in modo errato. L’aspetto più complicato per chi procede manualmente, in questo caso, sarà proprio quello di individuare dove è collocato l’errore e, quindi, agire di conseguenza.